A legtöbb emberhez hasonlóan napjaimat is sürgős, de gyakran triviális feladatok töltik el.Unsplash Amikor Bonnie Ware, egy palliatív ápolónő, aki életük utolsó heteiben gondozza a terminális betegeket, megkérdezte, mi az emberek legnagyobb sajnálata, 5 válasz jött fel újra és újra:
- Bárcsak lenne bátorságom ahhoz, hogy hű életet éljek, nem pedig azt az életet, amit mások elvárnak tőlem
- Bárcsak ne dolgoztam volna olyan keményen
- Bárcsak lenne bátorságom kifejezni az érzéseimet
- Bárcsak kapcsolatban maradnék a barátaimmal
- Bárcsak boldogabbnak hagytam volna magam
Sokat gondolkodom ezen a listán, miközben dolgozom.
A legtöbb emberhez hasonlóan napjaimat is sürgős, de gyakran triviális feladatok töltik el. E-mailek. Találkozók. Felzárkózás. Hívások.
Olyan ez, mint egy magas kamatozású hitelkártya fizetése. Csontig megdolgozom magam, de az alapelvben alig tudok mélyedni . Ha visszagondolok arra, amit jelentősen elértem egy adott héten, néha egy dolog sem jut eszembe. Hogy történik ez?
A Stanfordban tartott előadáson Phil Libin, az Evernote vezérigazgatója vette fel ezt a pontos kérdést, és megvitatta, hogyan lehet megkülönböztetni az életedben sürgős és fontos dolgot:
Sürgős feladatok olyan feladatok, amelyekkel azonnal foglalkozni kell.
Ilyenek például a telefonhívások, a közelgő határidőkkel járó feladatok és olyan helyzetek, amikor gyorsan kell reagálnia. Az e-mailre való válaszadás, amikor ezt meg kell tennie, általában sürgős feladat.
Fontos feladatok olyan feladatok, amelyek hozzájárulnak a hosszú távú küldetésekhez és célokhoz.
Ezek olyan dolgok, mint az a könyv, amelyet meg akarsz írni, az előadás, amelyet előléptetni szeretnél, és a cég, amelynek indulását tervezed.
A probléma az, hogy a fontos feladatokat általában meg sürgetik a sürgős feladatok. Tehát, ha korlátozott ideig tart a napod, hogyan biztosíthatja, hogy külön időt szánjon fontos feladatokra?
Döntési mátrix használata a fontos eldöntéséhez
Az egyik módja annak, hogy kitaláljuk, mi a legfontosabb, a Eisenhower döntési mátrix : 
Amikor ezt megteszi, fontos és sürgős kompromisszumot köt.Jamesclear.com/Crew.co
Dwight Eisenhower, az Egyesült Államok hadseregének ötcsillagos tábornoka, a második világháború idején a szövetséges erők legfőbb parancsnoka Európában, a Columbia Egyetem elnöke, ó, és egy két távú amerikai elnök fejlesztette ki, ez az egyszerű doboz megosztja a feladatokat egyszerű kategóriákba:
A bal felső sarokban ( Fontos és sürgős ), feltehet olyan dolgokat, mint krízisek, határidők és problémák.
A jobb felső sarokban ( Fontos és nem sürgős ) állhat olyan dolgokból, mint kapcsolatok, hosszú távú projektek tervezése és rekreáció.
A bal alsó sarok ( Nem fontos és sürgős ) megszakításokból, értekezletekből és tevékenységekből állhat.
A jobb alsó sarokban ( Nem fontos és nem sürgős ) időpazarlásból, kellemes tevékenységekből és egyéb apró feladatokból állhat.
Elég könnyű kiküszöbölni a nem fontos, nem sürgős dolgokat. Ez egyfajta nem okoskodó. A lehető legkevesebb időt szeretné ott tölteni.
A fontos és sürgős dolgok is nyilvánvalóan az első dolgok, amelyekkel foglalkoznia kell.
De mi van a prioritással a másik két negyed között? Ott nehezednek meg a dolgok.
A legtöbb ember először a sürgős feladatokat végzi el - a probléma az ha mindig sürgős feladatokat végez, akkor nem képes végrehajtani fontos feladatokat .
A sürgős feladatok mindig felmerülnek. És mindig sürgetőbb feladatok lesznek, mint amennyire van ideje elvégezni, bármennyire is próbálkozik.
Találtad már, hogy azt mondod: [X] valóban fontos, de most nincs rá időm?
Bármikor ezt teszi, fontos és sürgős kompromisszumot köt. Lao Tzu azt mondja: Az idő egy teremtett dolog. Azt mondani, hogy 'nincs időm', olyan, mintha azt mondanám, hogy 'nem akarok.'
Vagy ahogy Picasso megfogalmazta: Csak azt halaszd holnapra, amit hajlandó vagy meghalni, ha mégsem maradtál.
Hogyan lehet a fontos feladatokat sürgőssé tenni
A legfontosabb, hogy egy fontos feladatot sürgősen elvégezzen határidőt adjon neki .
A határidők tulajdonképpen sürgőssé teszik a sürgős feladatokat: Az a tény, hogy azonnal foglalkoznod kell velük. A határidők hiánya gyakran az is, hogy a fontos feladatok ennyire jelentéktelenek. Általában olyan dolgok, amelyekhez eljuthatsz végül.
Például a hónap végéig bérleti díjat kell fizetnie. Ez határidő. A határidő közeledtével a feladat egyre sürgetőbbé válik.
Másrészt az a célod, hogy formába lendülj, fontos, de egyáltalán nem sürgős. Tedd van hogy a hónap végére eljusson az edzőterembe? Valószínűleg nem.
Tehát az első dolog, amit meg kell tennie, ha fontos feladatokat szeretne végrehajtani, az a határidők meghatározása. Fontos feladat szinte mindig egy hatalmas feladatsor (ezek inkább projektekre hasonlítanak), és ahhoz, hogy meghatározhasson egy határidőt, először kisebb feladatokra kell lebontania, és határidőket kell meghatároznia ezekre.
A kedvenc megközelítésem ehhez származik Dolgokat elintézni , amelyben David Allen megkérdezi:
Mi a következő fizikai művelet, amelyet meg kell tennie, hogy előrelépjen ebben a feladatban?
Erre kell beállítania a határidőt.
Most itt jön be a döntő rész, mert nem elég csak határidőt kitűzni.
Miért van szükséged komoly határidőkre?
A sürgős feladatok második minősége, amely sürgőssé teszi őket, az, hogy határidejük nem tárgyalható.
Ha nem tartja be a határidőt, komoly következményei lehetnek.
Nyilvánvaló, hogy miért van ez így, ha nem fizetnek bérleti díjat. Először a földesurad hív fel és ordít. Ha érzékeny a társadalmi nyomásra, akkor ez valószínűleg elegendő ahhoz, hogy időben fizesse a bérleti díjat. Ellenkező esetben végül bíróság elé állítanak és kilakoltatják, ami a legtöbb ember számára elég komoly.
A fontos feladatoknak csak a határidők kitűzésével az a probléma, hogy azok nem válnak automatikusan komollyá. Ha azt mondom, hogy a hét vége előtt el kell mennem az edzőterembe, akkor alapvetően nincsenek visszahatások arra, hogy elmulasztottam betartani ezt a határidőt.
Tehát hogyan teheti jelentősebbé a határidőket? Íme néhány módszer:
1. Tegye nyilvánossá
A határidő komolyabbá tételének egyik módja az, ha nyilvánosan közli. Amikor nyilvánosan elszámoltatsz egy határidőig, akkor nem tévesztheted meg önmagad. Az érme másik oldala az, hogy ha nyilvánosan határoz meg dátumot, akkor jobb, ha megbizonyosodik arról, hogy valóban eltalálhatja-e. Semmi sem hasonlít a stresszhez, ha olyan határidőt kell betartanod, amelyet túl agresszíven tűztél ki magad elé.
2. Jutalmak és büntetések létrehozása
A határidő súlyosabbá tételének másik módja az, ha jutalmat állapítanak meg annak megsértéséért vagy büntetést az elmulasztásért. Helyezze előre ezt a jutalmakat és büntetéseket, és győződjön meg róla, hogy nem Ön felelős a tényleges végrehajtásáért. Például írjon egy 2000 dolláros csekket valamilyen politikai szervezetnek, amelyet utál, adja át barátjának, és mondja meg, hogy küldje el, ha nem tartja be a határidőt.
3. Tartson másokat elszámoltathatóvá
Amikor mások (például a csapat tagjai) határidőig elszámoltathatók, fontos, hogy az emberek rájöjjenek, mennyire fontosak a határidők számodra. Nem tűri el a határidők elmulasztását. Ez pedig azt jelenti, hogy valóban be kell jelentkeznie és kellemetlen beszélgetéseket kell folytatnia, amikor a határidőket elmulasztják. Ha ezt nem teszi meg, akkor az emberek érthető módon feltételezik, hogy a határidők nem annyira fontosak számodra, és egyre gyakrabban kezdik visszaszorítani vagy elmulasztani.
4. Állítson be állandó emlékeztetőket magának
Nagyon könnyű figyelmen kívül hagyni a határidőt, hacsak nincs állandó emlékeztető. A sürgős feladatokba gyakran beépítettek emlékeztetőket, például a barátod vagy a házastársad, aki folyamatosan hibáztatja, hogy csinálj valamit. Fontos feladatokhoz magának kell beállítania ezeket az emlékeztetőket. Helyezzen ragacsokat az íróasztala köré. Naptáresemények vagy időzítők beállítása. Tegyen feliratkozást a fürdőszobai tükréhez. Tegyen bármit, amit tennie kell.
*****
Ez sok munkának tűnik? Nos, elsőre lehet. De az idő múlásával könnyebbé válik, és rájön, hogy sokkal kevésbé érzi magát stresszesnek.
Mindig elegendő sürgős feladata lesz egy teljes nap, hét, év vagy akár egy élet teljes betöltéséhez. De amire valójában energiád nagy részét el kellene költened, az fontos dolgok megvalósítása, nehogy megtaláld magadnak a megbánások listáját azokról a dolgokról, amelyekre soha nem volt időd.
Jory MacKay szerkesztő @CrewLabs , ahol ez a bejegyzés eredetileg megjelent . Meg akar tanulni, hogy a legjobb verzióddá válj? Kattints ide csatlakozni a több ezer készítőhöz és vállalkozóhoz, akik heti e-mailünket kapják kreativitásuk és termelékenységük növeléséről.
