Sok e-mail üzenet rosszul jelenik meg.Joe A kecsketenyésztő / Flickr Sok ismeretlen ember kezdi az e-maileket a rácsos üdvözlettel, remélem, jól vagy, a szokásos válaszom: Igen ... nem ismerlek és elég jól vagyok ahhoz, hogy további olvasás nélkül töröljem az e-mailt.
Egy informális felmérés eredményeit figyelembe véve sokan ugyanúgy érzik magukat.
Catharine Hamm, a Los Angeles Times , aki számtalan dicséretet kap a leendő közreműködőktől és a PR ügynököktől, szintén retteg a fogadástól. Isten kegyelméből jól vagyok, de mi van, ha nem lennék? Kérdezte. Biztos vagyok benne, hogy ugyanolyan dühös lennék ... Ezeknek az embereknek ezt mondom: A kapcsolat kiépítése azt jelenti, hogy segítek a munkámban, és nem azt kérdezem, hogy vagyok. Ez azt jelenti, hogy megértem a piacomat, és nem próbálom megérteni a pszichémet. Ez azt jelenti, hogy azonosítom és megoldom újságírói igényeimet, és nem segítek megtalálni a személyes központomat.
Teszler Barbara, a kaliforniai Santa Monicában működő Teszler PR vezérigazgatója elmondjaMegnyitás: remélem, hogy ez az e-mail megtalálja, hogy jól találja magát, fent van egy hideg hívással, amely megkezdődik. Ne tegye le vagy ne postázzon fontos információkat piros színnel a borítékon (fontos információ, hogy előzetesen jóváhagyták a hitelre) kártyát olyan céggel, amellyel kevésbé törődhet). Az emberek a „remélem, hogy jól vagy” mellett döntenek a személyes kapcsolat létrehozása érdekében - ez úgy hangzik, mintha már találkoztál volna ezzel a személlyel, és ha figyelmen kívül hagysz vagy elutasítasz valakit, akivel személyesen találkoztál, durvább, mint figyelmen kívül hagyni egy idegen embert még soha nem találkoztam, ezért elméletileg az e-mailjeid nagyobb valószínűséggel fognak így elolvasni - de nekem ez ötletesnek és őszintétlennek tűnik.
Mike Plugh, a Manhattan College kommunikációs docense úgy véli, hogy ezek a köszöntések inkább a címzett értelmezéséhez kapcsolódnak, mint a feladóhoz. Ha valaki azt írja: 'Remélem, hogy remek heted volt', vagy 'Remélem, hogy ez jól talál', akkor van esély arra, hogy szörnyű volt a heted, vagy hogy messze nem vagy a 'jól' -tól, de kölcsönös elismerésünk az emberiség az igazi üzenet, semmiféle konkrét remény helyett, mondja Plugh. Azért válhatnak őszintétlennek ezek a barátságos élvezetek, mert fehér képernyőn bámulnak ránk, ami eleve személytelen.
Feliratkozás az Braganca napi hírlevelére 
Az e-mail szerver riasztásokat jelenít meg a spamről vagy a nem kívánt e-mailekről.Fotó: Ian Waldie / Getty Images
McClain Watson, az UT Dallas-i Naveen Jindal Management School üzleti kommunikációs programokért felelős igazgatója szerint az embereknek fel kell világosodniuk. Ha egy e-mailben szereplő „remélem, hogy jól vagy” mondat érzelmi választ vált ki belőled, akkor ez a mondat elvégezte a dolgát - mondja Watson. A napi e-mailjeink hangja eljárási, tranzakciós jellegű, és úgy hangzik, mintha a zombik írták volna a zombik számára. Kihívás azoknak - köztük én is - akik szívverő szívvel szeretnénk e-mailt írni az embereknek, hogy megtaláljuk a módját, hogy szimpatikus kapcsolatot alakítsunk ki az olvasóval úgy, hogy e-mailünket emberi hangon olvassák. A „remélem, hogy jól vagy” lehet, hogy nem a legjobb módszer ennek a célnak az elérésére, de sokszor tisztességes munkát végez.
Brooke Straiton, az etikettszakértő azt javasolja, hogy az e-maileket írják visszafelé. Az első mondatban összefoglalnia kell az igényeit vagy az e-mail szándékát - mondja. Ez lehetővé teszi, hogy valaki a kezdetektől megtudja, hogy ez egy olyan e-mail, amelyet sürgősen meg kell címezni, tájékoztató jelleggel kell elküldeni, vagy bármilyen megfelelő intézkedés lehet. Ha „finomságokat” szeretne hozzáadni, hagyja azokat a végére.
Jill Tipograph, a társalapítója Korai szakasz karrierje , egy tanácsadó cég, amely segít a fiataloknak szakmai gyakorlaton vagy első munkahelyen, elismeri, hogy nehéz áttérni az üzleti életre, ezért fontos a helyes megközelítés kitalálása. Meg kell állapítani személyiségét és valódiságát. Találnia kell valami kényelmes és elfogadható megközelítést. Nem egy méret felel meg mindenkinek, mondja. Minden helyzet más és más. A megközelítésnek tükröznie kell az online termetet és / vagy képet.
###
Pitch Perfect: E-mail indításának hatékony módjai
A Megfigyelő felkérte Jill Tipographot, hogy adjon tippeket az e-mailek javításához:
Remélem, hogy ez az e-mail úgy találja, hogy jól lefoglalhatja telefonhívásra vagy egy személyes bemutatkozás utólagos e-mailjére. Ha még nem ismeri az illetőt, a legjobb, ha más megközelítést alkalmaz.
Az őszinteségnek valódinak kell lennie, vagy ne járjon ezen az úton. Legyen profi, ne alkalmi. Gondoljon egy kártya vásárlására: Túlbuzgó vagy túl őszinte kártyát küldene valakinek, akit nem ismer?
Tévedés a konzervatív oldalon a megközelítésben. Indítson egy e-mailt a Tisztelt Úr / Hölgyek / Dr .; csak akkor lépjen át személynevekre, ha kapcsolat vagy kapcsolat alakult ki. Szia vagy Hé, túl alkalmi. Használjon tulajdonneveket: Ha a nevük Robert, a kezdeti e-mailben ne nevezzék őket Bobnak.
Említse meg a hivatkozót (ha engedélye van) - mindig az adott személy nevével kezdje a tárgyat és az első sort. Ez a te vagyonod. Kedves (üres) - engem utalt (üres), aki úgy gondolta, hogy valaki olyan jó lenne, akivel kapcsolatba léphet (üres).
Szemlélje az embereket az ipar szakzsargonjával - a kreatív területeken élő emberek egyféleképpen beszélnek, míg a banki emberek másképp. De mindenesetre bölcs dolog, hogy ne legyünk szélsőségesek. A különböző iparágak eltérő szabványokkal rendelkeznek.
Használjon gyilkos e-mail tárgyat - az emberek nem fognak zavartatni a tényleges e-mail elolvasásával, ha a téma nem rezonál. Győződjön meg róla, hogy releváns, pofás és okot ad valakinek a nyitásra. Manapság annyi minden spam megy, ezért fontos egy közös érdeklődés, az alma mater vagy a téged ajánló személy beillesztése.
E-mail küldése - az első e-maileket gyakran nem olvassa el. Különböztesse meg: Remélem, hogy remek heted van, és a múlt héten szerettem volna nyomon követni az e-mailemet.
Pet Peeves
Kerülje az emojikat, mivel azok rossz első benyomást kelthetnek.
Ne említsen valakit engedélye nélkül.
Ne rendeljen becenevet az illetőnek. Történet: Egy nemrégiben elért főiskolai tanuló online kereste meg Jillet, és azt mondta: Hé Jilly. Gyerekkorom óta senki sem hívott Jilly-nek, csak a sok éves férjem hívott időről időre ilyen szeretettel, mondta. Nagyon letettem.
Háromszoros bizonyítás - kínos a helyesírási hibákat és a nyelvtan helytelen használatát látni - főleg egy személy rossz neve vagy cége (gondoljunk egyetemi alkalmazásokra, pl. Egy esszében nem megfelelő főiskolai névre).
Ne kérjen ingyenes tanácsot vagy munkát anélkül, hogy cserébe valami értékeset kínálna. Ez túlságosan határozott és kikapcsolás.
